Seminario Web Gratuito. Diferencias entre el software trandicional y el alojado en la nube.

Mi placer invitarles a nuestro seminario web gratuito el día 7 de noviembre Hola Sistemas de Gestión de Propiedades basados en la nube, adiós software tradicional! Join us for a Webinar on November 7 Space is limited. Reserve your Webinar seat now at: https://www3.gotomeeting.com/register/734397534 Cada vez más hoteles de todo el mundo están reemplazando sus sistemas de gestión de propiedad tradicionales por nuevos softwares basados en la nube. Los nuevos hoteles están eligiendo sistemas en la nube en lugar de los antiguos PMS. Al ser una solución basada en la nube, Hotelogix ha sido testigo de esto y ha enfrentado incluso a gigantes de sistemas tradicionales como Opera! Las soluciones basadas en la nube han permitido a las pequeñas y medianas propiedades competir en igualdad de condiciones con propiedades con mayor presupuesto. Esta tecnología ahorra de un 75% en costes, aumenta la eficiencia operativa en más de un 75% en comparación con soluciones tradicionales y más. En este Webinar nuestro Invitado Eduardo Jura Becerril, Especialista de Ventas Internas de Hotelogix, analiza las razones por las que los pequeños y medianos hoteles están eligiendo soluciones basadas en la nube para gestionar sus operaciones por sobre los sistemas tradicionales. Title: Hola Sistemas de Gestión de Propiedades basados en la nube, adiós software tradicional! Date: Thursday, November 7, 2013 Time: 2:30 PM - 3:00 PM CET After registering you will receive a confirmation email containing information about joining the Webinar. System Requirements PC-based attendees Required: Windows® 8, 7, Vista, XP or 2003 Server Mac®-based attendees Required: Mac OS® X 10.6 or newer Mobile attendees Required: iPhone®, iPad®, Android™ phone or Android tablet

Mis reservas web. Como incrementar este canal?

Como todos sabemos cada vez más están ganando más importancia las ventas a través de internet o el ecommerce. En el sector hotelero, está tendencia ha llegado fuerte de la mano de agencias de viaje online muy poderosas tales como pueden ser Expedia o Booking, a las cuales debemos de pagar una comisión relativamente alta para acceder a los miles de clientes de los que estas disponen. Por esta razón es muy bueno tener visibilidad en estas agencias. Además podemos aprovecharnos de ellas para desarrollar nuestra propia marca y conseguir que estos clientes de la red nos hagan las reservas diréctamente a nosotros sin la necesidad de pasar por las OTAs.

¿Cómo podemos conseguir esto?

Sobre todo estando presente en internet. Por lo tanto debemos de estar en estas agencias de viaje online y tener una descripción y fotos atractivas de nuestro hotel. Ya que muchas veces los huéspedes entran por ejemplo en Booking y una vez han seleccionado el hotel, para buscar más información y contrastar pueden entrar a nuestra página web. Si se lo ponemos fácil al usuario podremos cerrar la venta a través de este medio sin pagar comisión a las OTAs, ya que estas les pagamos por reservas y no por clientes que han entrado a nuestro hotel.

También podemos hacer uso de Google Adwords para tener un buen posicionamiento en el buscador y hacer uso de las redes sociales, para incrementar la notabilidad de nuestra marca en la red.

Una vez hemos conseguido que el usuario entre en nuestra web, está deberá ser atractiva, con fotos del hotel profesionales preferiblemente, incluyendo por ejemplo huéspedes disfrutando de su estancia, las instalaciones, servicios... Además el sitio web debe de ser amigable para que los usuarios puedan encontrar la información deseada sin tener que buscar demasiado.

¿Cómo podemos cerrar la venta?

Para cerrar la reserva o venta es muy importante dejárselo fácil al usuario. Que este pueda ver de una primera vista y sin tener que buscar demasiado el apartado de disponibilidad y reservas. Posteriormente si queremos incrementar las reservas a través de nuestra página web lo mejor es disponer de un motor de reservas que le permita al usuario acceder en tiempo real a nuestra disponibilidad y poder saber una vez le ha dado el botón de reservar que la habitación realmente le ha sido reservada y que además, le envíen un email instantáneamente con toda la información. A los usuarios no les gusta tener que esperar un email de confirmación para saber si la habitación que han solicitado está disponible. Nos hemos vuelto más exigentes y queremos información en tiempo real.

Si en nuestro motor de reservas además pueden elegir servicios adicionales o podemos incluir promociones especiales, podremos aplicar también estrategias de crosseling y upselling e incrementaremos la satisfacción del usuario durante esta etapa.

Mi Hotel 2.0

Cuando empezaron a crearse las primeras páginas web e interacciones con el consumidor a través de internet eran tan solo informativas y comunicativas en un solo sentido (empresa a consumidor). Tan solo ofrecían información sobre la empresa y los productos, así como información de contacto... Pero no era posible la interacción del usuario con la empresas ni con otros usuarios, por lo que nuestra reputación no corría peligro.

Hoy en día debido al auge de las redes sociales y portales en los que el usuario puede puntuar y comentar sobre los servicios que ofrecemos como (Booking o Tripadvisor), debemos tener un cuidado especial y dar un servicio excelente al usuario para que este no pueda dejar una "mancha" en nuestra reputación.

¿Pero esto representa una amenaza para mi hotel?

De ninguna manera es una amenaza. Deberemos hacer las cosas mejor que nunca y ser capaces de ofrecer un servicio capaz de no dejar clientes satisfechos o de lo contrario clientes potenciales lo sabrán.

Sin embargo si nos esforzamos para que este cliente reciba el mejor servicio, los beneficios que podemos conseguir son extraordinarios, ya que gozaremos de una buena reputación y ganaremos clientes que sin estos portales o redes sociales posiblemente nunca se habrían dirigido a nuestro hotel.

El problema que nos podemos plantear es ¿qué pasa si los clientes hablan mal de nosotros y no podemos enterarnos?. Pues bien, actualmente ya existen herramientas que miden la reputación en internet, tanto en redes sociales como en los portales de opinión. Si tenemos esta información podemos ser conscientes de si tenemos un problema con la calidad de nuestro servicio. En definitiva podemos tomarnos los comentarios en internet como críticas a nuestro hotel o como si nuestras encuestas de satisfacción fueran públicas.

Ante clientes insatisfechos lo mejor es tomar cartas en el asunto, ver porque ese cliente se fue descontento con nosotros y tratar de mejorar para poder alcanzar la excelencia. No podemos poner barreras al monte, pero si podemos canalizar y manejar la información que nos "regalan" los usuarios para usarla en beneficio propio.

La demanda en el hotel. ¿Cómo puedo incrementar la demanda en periodos valle con los canales de distribución?

Un hotel, al igual que muchos negocios cuenta con un inventario o stock. Este stock está compuesto por todas las habitaciones de las que consta el hotel y además, tenemos que saber que nuestro inventario de habitaciones es un bien o servicio perecedero. Al igual que los alimentos, todas aquellas habitaciones que no consigamos vender una noche, serán para "desechar" y representará una ganancia menor ó una pérdida para nosotros.

Como en cualquier negocio una vez sea cubierto el costo varible unitario, siempre será mejor vender ese bien o servicio que no venderlo, ya que contribuirá siempre a disminuir los costes fijos y esto repercutirá directamente en nuestra cuenta de resultados mejorando nuestro beneficio.

Por lo tanto si no tenemos una previsión de completo, deberíamos tomar las medidas oportunas para poder vender todas las habitaciones posibles. Esto lo podemos hacer bajando el precio (siempre por encima del coste varible unitario), ofreciendo algo más con el mismo precio o un poco superior, como por ejemplo una cena incluida con la tarifa estandar, o también podemos incrementar el número de canales.

A continuación voy a redactar los principales canales de distribución y vamos a ver aquellos que pueden ayudar a obtener una demanda mayor en los periodos valle (de menor demanda).

• Walk in (huésped de a pie): Son aquellos que entran por la puerta y nos piden una reserva, o nos llaman por teléfono diréctamente. La gran ventaja de este canal es la rentabilidad porque no tenemos que pagar una comisión. Por contra, es muy difícil basar nuestra estrategia de incrementar la demanda de este canal en periodos valle, ya que necesitamos de recursos para poder hacer llegar nuestra oferta o promoción a estos. 
• Web: Cada vez más los clientes hacen sus reservas a través de este medio. Para que este canal tenga éxito lo mejor es contar con un motor de reservas que permita a los huéspedes ver la disponibilidad y reservar en tiempo real. A nadie nos gusta esperar una respuesta y menos cuando se trata de nuestras vacaciones. Además podemos ofrecer paquetes especiales y promociones para incrementar la demanda cuando lo necesitemos.
• Clientes corporativos: Son todas las empresas que trabajan con nuestro hotel y cuyos huéspedes trabajan para estas. Es un poco menos ventajoso que el canal Walk in, ya que al tratarse de un cliente habitual, goza de un mayor poder de negociación que suele repercutir en el precio. Sin embargo es difícil que nos pueda sacar de un apuro, ya que la estrategia para este canal es a medio plazo. Es decir, su demanda dependerá de las necesidades de este y será difícil de incrementar ofreciéndole una promoción puntual.
• Agencias de viaje offline: Son aquellas que nos envían huéspedes a nuestro hotel a cambio de una comisión. Esta dependerá de su poder de negociación o del flujo de huéspedes que recibimos de esta agencia, sin embargo les podemos ofrecer un descuento adicional para sus huéspedes o un plus en la comisión para que hagan más fuerza en vender nuestro hotel frente a otros si lo requerimos.
• Online Travel Agent (OTA): Son las famosas agencias de viaje online como Expedia, Booking... Las cuales, gracias a gozar de miles de clientes cobran una comisión relativamente alta para nuesto hotel. Sin embargo es una buena idea incrementar el número de estas agencias de viaje en los momentos que no esperamos alta ocupación, también podemos hacer una promoción especial o paquete para aquellas con las que trabajamos actualmente.
• GDS (Global Distribution System): Son grandes plataformas como Amadeus, Woldspam o Galileo que conectan su hotel a más de 100.000 agencias de viaje online y offline. Por el gran flujo de huéspedes que puede dirigir esta plataforma hacia su hotel, la comisión es muy alta, pero recuerden mejor vender habitaciones con un menor beneficio que no vender y perder.

PMS. ¿En servidor o en la nube?

Desde hace unos pocos años se está implantando en todo el mundo una nueva tendencia en lo que al desarrollo de software refiere, esta se llama Cloud Computing. Pero ¿Qué es exáctamente el Cloud Computing? y otra pregunta más importante ¿Qué beneficios puede aportar a mi empresa?

El Cloud Computing es el conjunto de herramientas diseñadas para su uso a través de internet, sin necesidad de tener que almacenar en servidores o en discos duros el propio software, los cambio que realizamos, o los datos que introducimos en él. Actualmente podemos trabajar por ejemplo con documentos en la nube que podemos compartir con una persona que se encuentra en la otra punta del mundo, y esta puede ver lo que modificamos en ese documento en tiempo real.

Esta tendencia está llegando a todo tipo de soportes informáticos, tenemos ya procesadores de texto, almacenes de archivos donde podemos guardar todo lo que queramos como si se tratara de nuestro propio disco duro, y también tenemos software de gestión y plataformas CRM. Por supuesto está tendencia ha llegado también al sector hotelero y existen ya varios PMS ó software de gestión hotelera desarrollado bajo esta modalidad.

Pero ¿Qué ventajas puedo obtener usando un software alojado en la nube frente al software de "toda la vida" que tengo en el servidor de mi oficina o en el disco duro de mi ordenador?

Las ventajas son muchas pero voy a enumerar las que a mi juzgar son las más importantes:

1. Permite conectarse a cualquier hora y desde cualquier lugar, es decir si usted tiene un PMS alojado en la nube podrá conectarse desde cualquier ordenador, tanto si esta en el trabajo como en un viaje a miles de kilómetros de distancia.
2. Trabaja en tiempo real, con lo que las modificaciones que haga en el programa podrán ser vistas por las personas que estén autorizadas en cuestión de segundos. 
3. Tendrá siempre tecnología actualizada. Con el Cloud Computing se olvidará de si tiene la ultima versión del programa, ya que cuando los desarrolladores la actualicen usted estará trabajando con ella desde el minuto 1.
4. Ahorro en costes: Debido a que es necesario menos Hardware (servidores) y personal dedicada al área de sistemas.
5. Pago por uso: La mayoría de estos sistemas cobran en función del uso del sistema o una pequeña cuota periódica, con lo que no tenemos que pagar grandes cantidades de dinero por la licencia.
6. Escalabilidad: Si su hotel se amplía será muy fácil y económico adaptar su PMS
7. Menor riesgo financiero: Ya que no hay grandes inversiones y además su inmovilizado no se incrementará en su balance.
8. Seguridad: Seguramente la ventaja más polémica. Mucha gente todavía piensa que sus datos no están seguros en la nube. Desde luego no es cierto ya que los datos están más seguros en la nube que en su servidor, debido a los sistemas antipiratería con los que cuentan los servidores remotos de estas compañías Cloud. Además si un virus ataca su ordenador, la información seguirá completamente segura en la nube.

Como pueden ver las ventajas son más que sustanciales y ¿desventajas?, piénsenlo. ¿Qué desventaja tenemos si somos más flexibles, se adapta mejor a mi negocio y es más económico? Creo que la única que podemos citar es el miedo de los usuarios de no tener sus datos físicamente en su ordenador. Pero desde tiempos ancentrales lo nuevo y desconocido ha dado pánico al ser humano.

Beneficios del uso de un PMS

PMS (Property Management System), como muchos de ustedes saben, es un software de gestión hotelera, que se usa para poder manejar todas las operaciones de su hotel de una manera eficiente y más automatizada.

Las ventajas que puede obtener usándolo serían, las mismas que para cualquier empresa utilizar un sistema ERP o software de gestión, podemos enumerar las siguiente:

• Disminución de errores, la tecnología siempre comete menos errores que los humanos.
• Menor necesidad de personal o al menos, necesitaremos un menor tiempo para la gestión que podremos utilizar en otras tareas como dar un servicio excelente.
• Mayor información que sin un software de gestión sería imposible conseguir.
• Evitar duplicidad de esfuerzos.
• Mejora de control sobre las operaciones
• Simultaneidad de información entre departamentos, o incluso propiedades
• Mejor servicio al cliente, ya que obtenemos información más exacta e instantanea. 

Hace pocos años, era muy complicado para un pequeño o mediano hotel la adquisición de uno de estos softwares, ya que estaban diseñados para grandes hoteles y cadenas hoteleras, y además tenían un precio completamente desorbitado para lo que sería, por ejemplo, un hotel de 8 habitaciones. Hoy en día, gracias a los avances tecnológicos, ya tenemos muchos softwares de este tipo adaptados tanto a las necesidades de los pequeños y medianos hoteles, como en la accesibilidad al precio para estos.